Política de tratamiento de datos personales

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones para la protección de datos personales, La Empresa Municipal de Renovación Urbana EMRU E.I.C, en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, informa los lineamientos generales en esta materia:

1. Objetivo y alcance de la Política del Tratamiento de los Datos

A través de esta política, la Empresa Municipal de Renovación Urbana EMRU E.I.C en cumplimiento de su deber legal y reglamentario, propende por hacer efectiva la garantía constitucional de protección a la intimidad personal y familiar de todos los ciudadanos, estableciendo instrumentos y controles expeditos de cara a dar un tratamiento adecuado a la información que administra.

La presente política establece los términos, condiciones y finalidades bajo las cuales la Empresa Municipal de Renovación Urbana EMRU E.I.C, como responsable de los datos personales obtenidos a través de sus distintos canales de atención, trata la información de todas las personas que en algún momento por razones de la actividad que desarrolla la entidad, hayan suministrado datos personales (en adelante “Titular del dato”). Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro de datos personales realizado en forma presencial y/o virtual de los propietarios, arrendatarios, comerciantes y en general habitantes del área de renovación urbana del centro de Cali (Barrios San Pascual, Hoyo, El Calvario, Piloto, Sucre, San Vicente), de contratistas, proveedores, consultores, trabajadores y en general terceros que presten sus servicios o tengan cualquier tipo de relación comercial y/o civil con la entidad.

2. Identificación del responsable del tratamiento de datos personales.

El responsable del tratamiento de sus datos personales es la Empresa Municipal de Renovación Urbana EMRU E.I.C, identificado con Nit: 805024523-4 con sede principal en la Avenida 5AN No. 20N – 08 Oficina 801 Edificio Fuente Versalles – Cali Valle. Contacto: A través de cualquiera de los canales de atención que la Empresa Municipal de Renovación Urbana EMRU E.I.C tiene dispuestos. La Empresa Municipal de Renovación Urbana EMRU E.I.C se encarga directamente del tratamiento de los Datos Personales; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento. La Empresa Municipal de Renovación Urbana EMRU E.I.C exige al Encargado la atención e implementación de los lineamientos y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos.

3. Definiciones

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
• Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Son algunos ejemplos de datos personales los siguientes: nombre, cédula de ciudadanía, dirección, correo electrónico, número telefónico, estado civil, datos de salud, huella dactilar, salario, bienes, estados financieros, etc.
• Dato sensible: Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Reclamo: Solicitud del Titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por la Ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la Ley.
• Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
Habitante del área de renovación urbana del centro de Cali: Cualquier persona natural o jurídica propietaria de inmuebles, residente en los inmuebles, arrendataria, ocupante de hecho, comerciante, y en general, que se encuentre ubicada en el área de renovación urbana del centro de Cali, entendida esta como los barrios San Pascual, El Calvario, Sucre, Hoyo, Piloto, San Vicente.
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.


4. Principios Aplicables al Tratamiento de Datos Personales

Para el Tratamiento de los Datos Personales, la entidad aplicará los principios que se mencionan a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:
• Legalidad: El Tratamiento de datos personales se realizará conforme a las disposiciones legales aplicables (Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios).
• Finalidad: Los datos personales recolectados serán utilizados para un propósito específico y explícito el cual debe ser informado al Titular o permitido por la Ley. El Titular será informado de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada.
• Libertad: La recolección de los Datos Personales solo podrá ejercerse con la autorización, previa, expresa e informada del Titular.
• Veracidad o Calidad: La información sujeta al Tratamiento de Datos Personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Transparencia: En el Tratamiento de Datos Personales se garantiza el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
• Acceso y circulación restringida: El Tratamiento de datos personales solo podrá realizarse por las personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley.
• Seguridad: Los Datos Personales sujetos a Tratamiento se manejarán adoptando todas las medidas de seguridad que sean necesarias para evitar su pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Confidencialidad: Todos los funcionarios que trabajen en la entidad y los contratistas que presten sus servicios para esta, están obligados a guardar reserva sobre la información personal a la que tengan acceso con ocasión de las actividades que desempeñen en la entidad.


5. Finalidad del Tratamiento de Datos

La autorización para el tratamiento de sus datos personales, permite a la Empresa Municipal de Renovación Urbana EMRU E.I.C recolectar, transferir, almacenar, usar, circular, suprimir, compartir, actualizar y transmitir, Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores, miembros de junta directiva, habitantes de los barrios del área de renovación urbana del centro de Cali, contratistas, consultores, proveedores, acreedores y deudores, para los siguientes propósitos o finalidades:


Respecto de los habitantes del área de renovación urbana del centro de Cali:
(1) Verificar la titularidad de los inmuebles ubicados en el área de renovación urbana.
(2) Realizar negociaciones, compras y expropiaciones de predios.
(3) Tratar los datos personales protegidos por nuestro ordenamiento jurídico.
(4) Realizar el tratamiento y proteger los datos de contacto (direcciones de correo físico, electrónico, redes sociales y teléfono).
(5) Cumplir con el objeto social de la EMRU contenido en sus estatutos.
(6) Para realizar registro como propietario residente, arrendatario residente, comerciante, y en general para registrarlo como habitante de los barrios del sector de renovación urbana del centro de Cali, en particular de los barrios El Calvario, San Pascual, Sucre, Hoyo, Piloto, San Nicolás y San Vicente.
(7) Identificar a los propietarios residentes, arrendatarios residentes, comerciantes y habitantes de los barrios El Calvario, San Pascual, Sucre, Hoyo, Piloto, San Nicolás y San Vicente en cualquier tipo de relación jurídica que entable con la entidad,
(8) Para realizar proyecciones de los recursos requeridos en plan de gestión social destinados a mitigar efectos de los proyectos de renovación urbana en traslados.
(9) Para investigar las deudas por impuesto predial, servicios públicos domiciliarios y contribución por valorización de los propietarios de predios localizados en áreas de renovación urbana.
(10) Para mediciones en número de propietarios, número de predios y proyección de costo total de los proyectos de renovación urbana.
(11) Para dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizados por los titulares y transmitir los datos personales a organismos de control y demás autoridades que, en virtud de la ley aplicable, deban recibir los datos personales.
(12) Para realizar los pagos objeto de las negociaciones de los inmuebles y el pago de los reconocimientos económicos del plan de gestión social a los propietarios, arrendatarios y habitantes del área de renovación urbana.
(13) Para notificar a los propietarios de los inmuebles del área de renovación urbana, personalmente y por aviso, de los actos administrativos que profiera la entidad que involucren a los titulares de los datos personales.
(14) Para la aplicación de encuestas por parte del equipo social a los habitantes de la zona de renovación urbana del centro de Cali. Los datos de los propietarios, arrendatarios, comerciantes y en general habitantes del sector de renovación urbana, se obtienen manualmente cuando el titular mismo los proporciona ya sea en la sede de la EMRU o en los censos que se hacen a las viviendas, y directamente de información pública contenida en documentos que se requieren para realizar la gestión predial, es decir, escrituras, tabulados de predial, certificados de tradición, entre otros. También se recolecta información y datos personales en el momento en que son ingresados en el sistema de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, felicitaciones, consultas en las cuales el titular informa libremente sus datos personales, principalmente los relacionados con su nombre, tipo y número de documento de identidad, dirección de domicilio, dirección de correo electrónico, número telefónico de contacto, entre otros.


Respecto de los contratistas, proveedores y consultores que tienen relaciones comerciales o civiles con la Empresa Municipal de Renovación Urbana.


(1) Para administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, de contratistas o consultores, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales, personales, certificaciones de experiencia y la realización de estudios de seguridad.
(2) Para el desarrollo de las actividades propias de la gestión administrativa de la entidad, tales como pago de nómina, pagos derivados de contratos celebrados con la entidad, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, constitución de pólizas en contratos de prestación de servicios y de consultoría, entre otras.
(3) Para registrar a los contratistas, proveedores y consultores en los sistemas de la compañía para procesar sus pagos.
(4) Para invitar a los proveedores, contratistas y consultores a participar en los procesos de selección para prestar sus servicios o vender sus bienes a la EMRU.
(5) Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales.
(6) Para el procesamiento de pagos y verificación de saldos.
(7) Para elaborar y suscribir los contratos que se requieran entre el titular y la EMRU.
(8) En general, para cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de la entidad.
En cuanto a los contratistas, consultores, proveedores y trabajadores de la entidad, los datos se obtienen manualmente cuando el titular mismo los proporciona a la entidad al momento de su vinculación o proceso de selección de acuerdo con el estatuto de contratación. La EMRU administra los datos registrados a través del Sistema de Información y Gestión del Empleo Público –SIGEP, el cual contiene información de carácter institucional, como las hojas de vida y la declaración de bienes y rentas de servidores públicos y contratistas del Estado. Los Titulares de los datos, de manera expresa, libre y voluntaria autorizan el tratamiento de datos personales sensibles tales como el origen racial o étnico, al tenor de lo dispuesto en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012.


6. Derechos del titular de los datos personales

Se informa al Titular del dato, los derechos que las leyes sobre protección de datos personales le ofrecen, que a continuación se enumeran y que La Empresa Municipal de Renovación Urbana EMRU E.I.C, los garantiza a través del cumplimiento de los procedimientos definidos:
• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la empresa, este derecho se puede ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a la empresa cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
• Ser informado por la empresa, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente Ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia haya determinado que en el tratamiento la empresa o el Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.


Los derechos de los titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:
(1) Por el titular;
(2) Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad;
(3) Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento;
(4) Por estipulación a favor de otro o para otro.


Para ejercer estos derechos usted debe tener en cuenta la siguiente información:
(1) Para consulta de datos personales, solicitud de la autorización o de información sobre el uso dado a los datos, usted puede realizar la consulta por escrito y de manera presencial en las oficinas de la Empresa Municipal de Renovación Urbana EMRU E.I.C. La consulta debe ser a través de comunicación dirigida a nombre de la Empresa Municipal de Renovación Urbana EMRU E.I.C, con el nombre completo del titular, la descripción de la consulta, la dirección de ubicación y el teléfono de contacto.
Independientemente del mecanismo utilizado para la radicación de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibido. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.


(2) Para presentar una solicitud de corrección, actualización o supresión de datos, o para presentar reclamo por presunto incumplimiento de los deberes de La Empresa Municipal de Renovación Urbana EMRU E.I.C relacionados con la Protección de Datos, usted puede realizar la solicitud por escrito y de manera presencial en la oficina correspondiente. La solicitud o reclamo debe realizarse a través de comunicación dirigida a nombre de la Empresa Municipal de Renovación Urbana EMRU E.I.C, con el nombre completo del titular, la descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud o reclamo, la dirección de ubicación, el teléfono de contacto y se deben anexar los documentos que se quieran hacer valer. Si la solicitud o reclamo resulta incompleto, se le requerirá dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Las solicitudes de actualización, corrección, rectificación o supresión de los datos serán contestadas dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo del reclamo completo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.


7. Deberes de la empresa como responsable del tratamiento de datos personales.


La Empresa Municipal de Renovación Urbana EMRU EIC, tiene presente que los datos personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, la empresa hará uso de los datos personales recolectados únicamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y respetando en todo caso, la normatividad vigente sobre la protección de datos personales.
La entidad atenderá los deberes previstos para los responsables del tratamiento, contenidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten, modifiquen o sustituyan.


8. Área Responsable de la implementación y observancia de esta política.

El área de Control Interno de la Empresa Municipal de Renovación Urbana de Cali tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y observancia de esta política. Para el efecto, todos los funcionarios y contratistas que realizan el tratamiento de datos personales en las diferentes áreas de la empresa, están obligados a reportar estas bases de datos al área de Control Interno y a dar traslado a ésta de manera inmediata, de todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los titulares de datos personales. El área jurídica de la Empresa Municipal de Renovación Urbana de Cali también ha sido designada por la empresa como área responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización. Esta área se encuentra ubicada en el domicilio principal de la EMRU en la Avenida 5A Norte No. 20N-08 Edificio Fuente Versalles de Cali.


9. Autorización

La entidad solicitará autorización previa, expresa e informada a los titulares de los datos personales sobre los que requiera realizar el tratamiento.
Esta manifestación de voluntad del titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por la entidad tales como:
(1) Por escrito, diligenciando un formato de autorización para el tratamiento de datos personales determinado por la entidad.
(2) De forma oral, a través de una conversación telefónica o en videoconferencia.
(3) Mediante conducta inequívoca que permita concluir que otorgó su autorización.


IMPORTANTE: En ningún momento la entidad asimilará el silencio del titular a una conducta inequívoca.


10. Disposiciones especiales para el tratamiento de datos personales.

(1) Tratamiento de datos personales de naturaleza sensible
El tratamiento de los datos personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del titular, entre otras excepciones contenidas en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012. En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización la entidad deberá informar al titular:
– Que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar el tratamiento.
– Cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del tratamiento. Adicionalmente, la entidad tratará los datos sensibles recolectados bajo estándares de seguridad y confidencialidad correspondientes a su naturaleza. Para este fin, la entidad ha implementado medidas administrativas, técnicas y jurídicas de obligatorio cumplimiento para sus empleados y, en tanto sea aplicable, a sus proveedores, contratistas, consultores y aliados comerciales.

(2) Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes.
Según lo dispuesto por el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, la entidad solo realizará el tratamiento correspondiente a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.


Además de lo anterior, la entidad deberá contar con la autorización del representante legal del menor, previo ejercicio del derecho de este a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.


11. Seguridad de los datos personales.

La Empresa Municipal de Renovación Urbana EMRU E.I.C está comprometida en efectuar un correcto uso y tratamiento de los datos personales contenidos en su base de datos, evitando el acceso no autorizado a terceros que puedan conocer o vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información personal de cada uno de los titulares de los datos personales. Para este fin, contará con protocolos de seguridad y acceso a los sistemas de información, almacenamiento y procesamiento incluidas medidas físicas de control de riesgos de seguridad.
El acceso a la base de datos se restringirá incluso para los empleados y colaboradores que no cumplan con la confidencialidad y la manipulación adecuada de la información suministrada en la base de datos, atendiendo a los lineamientos sobre tratamiento de la información establecida en la Ley.
La obligación y responsabilidad de la entidad se limita a disponer de los medios adecuados para este fin. La entidad no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a las bases de datos o archivos en los que reposan los datos personales objeto de tratamiento por parte de la entidad y sus encargados.


12. Modificaciones a las Políticas de Tratamiento de Datos Personales

La Empresa Municipal de Renovación Urbana EMRU E.I.C se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, de manera unilateral, sus políticas y procedimientos de tratamiento de datos personales. Cualquier cambio será publicado y anunciado. Además, se conservarán las versiones anteriores de las presentes políticas de tratamiento de datos personales.


13. Revelación de la información

El titular del dato, con la aceptación de esta política de tratamiento de datos personales, declara conocer que La Empresa Municipal de Renovación Urbana EMRU E.I.C puede suministrar esta información a las entidades vinculadas y aliadas y a las entidades judiciales o administrativas y demás entes del Estado que, en ejercicio de sus funciones, soliciten esta información. Igualmente, acepta que pueden ser objeto de procesos de auditoría interna o de auditoría externa por parte de empresas encargadas de este tipo de control o por la Contraloría, Fiscalía, Personería, Procuraduría y demás entres de control. Lo anterior, sujeto a la confidencialidad de la información. Igualmente, la entidad podrá entregar los datos personales a terceros no vinculados a la entidad cuando se trate de contratistas en ejecución de contratos para el desarrollo de las actividades de la entidad.
En todo caso, cuando la entidad desee enviar o transmitir datos a uno o varios encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la Republica de Colombia, establecerá cláusulas contractuales o celebrará contrato de transmisión de datos personales correspondiente.


14. Atención de consultas y reclamos

Para la recepción de consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos como titular de la información, puede comunicarse a través de cualquiera de los canales de Atención que La Empresa Municipal de Renovación Urbana EMRU E.I.C tiene dispuestos y se atenderán en los tiempos establecidos por la Ley 1581 de 2012.

Última modificación el 6 de agosto de 2020

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